Кто должен подавать сведения
СЗВ-ТД (электронные трудовые книжки) - сведения о трудовой деятельности сотрудников, формируемые работодателями и хранящиеся в информационной системе СФР. Их сдают работодатели для передачи в СФР сведений о трудовой деятельности сотрудников с целью формирования электронных трудовых книжек.
Перед сдачей СЗВ-ТД в электронном виде предварительно необходимо зарегистрироваться в новой информационной системе, подав заявление о подключении к ЭДО СФР по форме ЗПЭД.
Срок сдачи сведений
При приеме на работу, приостановлении и возобновлении действия трудового договора или увольнении - следующий рабочий день после издания соответствующего приказа.
В других случаях - не позднее 15 числа следующего месяца.
Как заполнить СЗВ-ТД см. здесь.
Пример заполненного отчета представлен на образце.
Проверка сведений
Когда все сведения будут заполнены, необходимо выполнить их проверку, а затем отправить в контролирующие органы. Как проверить и отправить отчет см. здесь.
Изменения в СЗВ-ТД - 2022
С 8 ноября 2022 года СЗВ-ТД сдают по обновленной форме. Основное новшество отчета связано с добавлением двух кадровых мероприятий: «Приостановление» и «Возобновление». Необходимость введения этих мероприятий была обусловлена объявленной в стране частичной мобилизацией, в связи с чем работодателей обязали представлять в ПФР персонифицированную отчетность в отношении работников, призванных на военную службу в рамках мобилизации.
Сведения заполняются на всех сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения, включая совместителей, декретниц, работников, находящихся в отпуске за свой счет и др. Отчет подается по тем работникам, в отношении которых произошел хотя бы один из следующих случаев:
- прием на работу;
- увольнение;
- перевод на другую постоянную работу;
- установление второй и последующей профессии или иной квалификации;
- изменение наименования работодателя;
- лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
- приостановление действия трудового договора;
- возобновление действия трудового договора;
- отмена ранее проведенных мероприятий;
- подача заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или выборе ЭТК.
В каких случаях подаются сведения
| Нужно подавать | Не нужно подавать |
|---|---|
| Приняли на работу основного сотрудника, в т.ч. работающего дистанционно, а также совместителя | Заключили договор подряда или оказания услуг с ИП, самозанятым или другим физическим лицом |
| Уволили основного сотрудника, в т.ч. работавшего дистанционно, а также совместителя | Расторгли ГПД с ИП, самозанятым или другим физическим лицом |
| Перевели работника на другую должность, перевели совместителя на основную работу и, наоборот, и т.п. | Временный перевод сотрудника на другую работу |
| Приняли, перевели или уволили единственного учредителя – директора, который работает без трудового договора | Изменили режим или график работы, например, перешли со сменной работы на пятидневку, с 0,5 ставки на целую и т.п. |
| Работник подал заявление о том, как вести трудовую книжку (на бумаге или электронно) | Сотрудник проходил обучение на курсах по повышению квалификации |
| Приостановили трудовой договор работника на время военной службы в рамках мобилизации | Начало или окончание декретного отпуска сотрудника либо отпуска по уходу за ребенком |
| Возобновили действие трудового договора по окончании службы работника | Работник сменил фамилию и (или) имя и (или) отчество |
Если в течение месяца по сотруднику не было никаких кадровых изменений, то подавать по нему сведения не нужно. Нулевой отчет не сдается.
В отчете отражается наименование страхователя в соответствии с учредительными документами либо с документом, удостоверяющим личность, его ИНН и КПП.
В поле «Регномер в ПФР» указывается регистрационный номер страхователя, присвоенный ему при регистрации в качестве страхователя по ОПС. Данный номер должен иметь следующий вид: XXX-XXX-XXXXXX.
В соответствующих полях указываются наименование должности и ФИО руководителя страхователя.
Если страхователь зарегистрирован в системе СБИС, то все поля титульного листа заполняются автоматически.
Раздел «Работодатель, правопреемником которого является страхователь» заполняется, если организация (страхователь) является правопреемником бывшего работодателя, который уже снят с учета, в случае корректировки сведений о трудовой деятельности сотрудника, ранее представленных бывшим работодателем.
В поле «Представляются сведения за» указывается наименование бывшего работодателя, а также его ИНН, КПП и регистрационный номер в ПФР.
Далее отражаются сведения по сотрудникам, в отношении которых произошли кадровые изменения. Для этого необходимо добавить сотрудника по кнопке «+ Сотрудник» и в открывшемся окне ввести следующие данные:
- фамилия, имя, отчество (при наличии);
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
- дата рождения.
Если в течение отчетного месяца сотрудником было подано заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, то выбирается мероприятие «Заявление», указываются выбранный способ (на бумаге или в электронном виде), признак «Подано» и указывается дата подачи заявления. При необходимости корректировки ранее указанной даты подачи заявления представляется отчет, в котором отражается новая дата подачи.
В случае необходимости отмены ранее представленных сведений о подаче заявлений выбирается признак «Отменено» и отражается ранее указанная дата подачи этого заявления.
Сведения о трудовой деятельности работника отражаются в блоке «Мероприятие».
Как заполнить СЗВ-ТД в конкретных ситуациях (см. здесь.)
При заполнении сведений по кадровым мероприятиям указываются следующие данные:
- тип кадрового мероприятия (прием, увольнение и т.д.), произошедшее в отношении сотрудника.
Поле «UUID» формируется автоматически и является уникальным идентификатором для каждого кадрового мероприятия.
В поле «Доп. сведения» указываются дополнительные сведения о кадровом мероприятии, а также период действия кадрового мероприятия.
Данное поле заполняется обязательно при выборе кадрового мероприятия «Переименование».
В поле «Должность» указывается наименование должности работника в соответствии со штатным расписанием работодателя. Если сотрудник работает на данной должности по совместительству, в соответствующем поле делается отметка.
Поле «Должность» обязательно заполняется при выборе кадровых мероприятий: «Прием», «Перевод», «Приостановление», «Возобновление» и «Установление (присвоение)».
В поле «Подразделение» указывается наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Данное поле заполняется, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор.
Поле «Крайний Север» заполняется только если работник, на которого составляется СЗВ-ТД, трудится в районах Крайнего Севера. В этом случае выбирается код «РКС». Если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, выбирается код «МКС».
В поле «Код по ОКЗ» выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х, где:
- первые 4 знака - код наименования группы занятий по ОКЗ;
- 5 знак - контрольное число.
Например, на работу принят новый сотрудник на должность «Бухгалтер по зарплате». В поле «Код по ОКЗ» выбирается: «2411.6» и автоматически указывается вид работы «Бухгалтеры».
С 01.07.2021 года все работодатели должны указывать код выполняемой функции сотрудников в соответствии с ОКЗ. При этом для таких мероприятий, как прием, увольнение, приостановление, возобновление и перевод, код указывается в обязательном порядке.
Поля «На основании» и «Причина» заполняются только при выборе типа мероприятия «Увольнение». При этом если увольнение работника произошло на основании трудового кодекса, то в поле «На основании» выбирается «ТК РФ» и в соответствующих полях указываются номер статьи и пункта, в соответствии с которыми проведено расторжение трудового договора. Если же увольнение произошло по иным основаниям, то в поле «На основании» выбирается «Иное» и указываются реквизиты нормативного документа (например, приказа), являющегося основанием увольнения. В поле «Причина» указывается причина увольнения (например, уволен по соглашению сторон и т.д.).
В поле «Документ-основание» указываются наименование и реквизиты документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений и иных кадровых изменений.
Блок «Отмена мероприятия» предназначен для аннулирования ранее представленного мероприятия кадрового учета любого типа.
Для отмены мероприятия указывается дата отмены и в соответствующем поле выбирается отменяемое кадровое мероприятие и указывается дата его проведения.
Если при проведении исходного мероприятия работник являлся совместителем, то в соответствующем поле делается отметка.
При первой подаче отчета в отношении зарегистрированного лица сведения необходимо дополнить информацией о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года. Если таким мероприятием было переименование организации, то указываются и последнее, и предпоследнее кадровые мероприятия.
При приеме на работу указываются данные о кадровых мероприятиях только с момента приема на работу. Сведения о стаже на 01.01.2020 у предыдущего работодателя не заполняются.
При выборе мероприятия «Прием на работу» заполняются следующие сведения:
| Наименование сведений | Как заполнить |
|---|---|
| Дата | Указывается дата приема |
| UUID | Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически |
| Доп. сведения | Указываются дополнительные сведения о приеме. Не обязательно заполнять |
| Должность | Указывается наименование должности |
| Крайний Север | Заполняется в случае приема на работу в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера |
| Совместитель | Ставится отметка, если работника принимают на работу по совместительству |
| Подразделение | Указывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор |
| Код по ОКЗ и Вид работы | Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х |
| Документ-основание | Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых был осуществлен прием сотрудника |
При приеме на работу отчет СЗВ-ТД должен подаваться в срок не позднее одного рабочего дня, который следует за днем издания приказа или другого документа об оформлении трудовых отношений.
Заполняется, когда перевели сотрудника на другую постоянную работу. Например, на другую должность или в другое подразделение. Если это первое кадровое мероприятие в 2020 году и на сотрудника ни разу не подавалась форма СЗВ-ТД, то одновременно в ней необходимо отразить сведения о трудовой деятельности данного сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (указывается последнее кадровое мероприятие).
При выборе типа кадрового мероприятия «Перевод» заполняются следующие сведения:
| Наименование сведений | Как заполнить |
|---|---|
| Дата | Указывается дата перевода |
| UUID | Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически |
| Доп. сведения | Указываются дополнительные сведения о переводе. Не обязательно заполнять |
| Должность | Указывается наименование должности |
| Крайний Север | Заполняется в случае перевода на работу в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера |
| Совместитель | Ставится отметка, если работник является совместителем |
| Подразделение | Указывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор |
| Код по ОКЗ и Вид работы | Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х |
| Документ-основание | Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых был осуществлен перевод сотрудника |
При переводе отчет нужно сдать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.
Когда переименовали организацию, СЗВ-ТД заполняется на всех сотрудников. Если это первое кадровое мероприятие в 2020 году и на сотрудника ни разу не подавалась форма СЗВ-ТД, то одновременно в ней необходимо отразить сведения о трудовой деятельности данного сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (указывается последнее кадровое мероприятие).
При выборе типа кадрового мероприятия «Переименование» заполняются следующие сведения:
| Наименование сведений | Как заполнить |
|---|---|
| Дата | Указывается дата переименования |
| UUID | Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически |
| Доп. сведения | Обязательно указываются сведения о переименовании: старое и новое название |
| Должность | Не заполняется |
| Крайний Север | Не заполняется |
| Совместитель | Не заполняется |
| Подразделение | Не заполняется |
| Код по ОКЗ и Вид работы | Не заполняется |
| Документ-основание | Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых было осуществлено переименование |
СЗВ-ТД заполняется в аналогичном порядке в случае переименования должности сотрудника без изменения трудовой функции.
Сдать СЗВ-ТД нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором переименовали организацию.
Данное кадровое мероприятие применяется в случаях установления работникам второй и последующих профессий или специальностей, а также присвоения новой квалификации. Если это первое кадровое мероприятие в 2020 году и на сотрудника ни разу не подавалась форма СЗВ-ТД, то одновременно в ней необходимо отразить сведения о трудовой деятельности данного сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (указывается последнее кадровое мероприятие).
При выборе мероприятия «Установление (присвоение)» заполняются следующие сведения:
| Наименование сведений | Как заполнить |
|---|---|
| Дата | Указывается дата проведения мероприятия |
| UUID | Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически |
| Доп. сведения | Указываются дополнительные сведения об установлении (присвоении) |
| Должность | Указывается новая профессия или специальность, квалификация |
| Крайний Север | Не заполняется |
| Совместитель | Не заполняется |
| Подразделение | Не заполняется |
| Код по ОКЗ и Вид работы | Не заполняется |
| Документ-основание | Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых было осуществлено установление (присвоение) |
При установлении (присвоении) работнику нового разряда, специальности или иной квалификации СЗВ-ТД нужно сдать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.
Увольнение
Заполняется при увольнении сотрудников независимо от причины. Если это первое кадровое мероприятие в 2020 году и на сотрудника ни разу не подавалась форма СЗВ-ТД, то одновременно в ней необходимо отразить сведения о трудовой деятельности данного сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (указывается последнее кадровое мероприятие).
При выборе мероприятия «Увольнение» заполняются следующие сведения:
| Наименование сведений | Как заполнить |
|---|---|
| Дата | Указывается дата увольнения |
| UUID | Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически |
| Доп. сведения | Не заполняется |
| Должность | Не заполняется |
| Крайний Север | Не заполняется |
| Совместитель | Проставляется отметка, если работник - совместитель |
| Подразделение | Не заполняется |
| Код по ОКЗ и Вид работы | Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х |
| На основании | Если увольнение работника произошло на основании трудового кодекса, то в поле «На основании» выбирается «ТК РФ» и указываются номер статьи и пункта, в соответствии с которыми проведено расторжение трудового договора. Если же увольнение произошло по иным основаниям, то выбирается «Иное» и указываются реквизиты нормативного документа (например, приказа), являющегося основанием увольнения |
| Причина | Указывается обязательно причина увольнения. Например, по инициативе работника или по соглашению сторон и т.д. |
| Документ-основание | Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых было осуществлено увольнение сотрудника |
При увольнении отчет СЗВ-ТД должен подаваться в срок не позднее одного рабочего дня, который следует за днем издания приказа или другого документа о прекращении трудовых отношений.
Запрет занимать должность (вид деятельности)
Данное кадровое мероприятие применяется в случаях лишения работника права занимать определенные должности либо заниматься определенными видами деятельности. Если это первое кадровое мероприятие в 2020 году и на сотрудника ни разу не подавалась форма СЗВ-ТД, то одновременно в ней необходимо отразить сведения о трудовой деятельности данного сотрудника по состоянию на 1 января 2020 года (указывается последнее кадровое мероприятие).
При выборе мероприятия «Запрет занимать должность (вид деятельности)» заполняются следующие сведения:
| Наименование сведений | Как заполнить |
|---|---|
| Дата | Указывается дата принятия решения о запрете |
| UUID | Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически |
| Доп. сведения | Указываются дополнительные сведения о запрете, период действия запрета или дата, до которой действует запрет |
| Должность | Указывается сведения по должности (виду деятельности), в отношении которых действует запрет |
| Крайний Север | Не заполняется |
| Совместитель | Не заполняется |
| Подразделение | Не заполняется |
| Код по ОКЗ и Вид работы | Не заполняется |
| Документ-основание | Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых был осуществлен запрет |
При запрете занимать должность СЗВ-ТД нужно сдать не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.
Приостановление
Заполняется при приостановлении трудового договора работника, в том числе в случае призыва его на военную службу по мобилизации или заключения им контракта на прохождение военной службы.
При выборе мероприятия «Приостановление» заполняются следующие сведения:
| Наименование сведений | Как заполнить |
|---|---|
| Дата | Указывается дата приостановления трудового договора |
| UUID | Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически |
| Доп. сведения | Указываются дополнительные сведения о приостановлении. Не обязательно заполнять |
| Должность | Указывается наименование должности |
| Крайний Север | Заполняется, если работник трудится в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера |
| Совместитель | Проставляется отметка, если работник - совместитель |
| Подразделение | Указывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор |
| Код по ОКЗ и Вид работы | Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х |
| Документ-основание | Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых было осуществлено приостановление трудового договора |
В случае приостановления действия трудового договора отчет СЗВ-ТД должен подаваться в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или распоряжения о приостановлении действия трудового договора, заключенного с мобилизованным работником.
Возобновление
Заполняется в случае возобновления трудового договора, в том числе в случае получения заявления о выходе на работу от сотрудника, ранее призвавшегося на военную службу по мобилизации или заключившего контракт на прохождение военной службы.
При выборе мероприятия «Возобновление» заполняются следующие сведения:
| Наименование сведений | Как заполнить |
|---|---|
| Дата | Указывается дата возобновления трудового договора |
| UUID | Уникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически |
| Доп. сведения | Указываются дополнительные сведения о возобновлении. Не обязательно заполнять |
| Должность | Указывается наименование должности |
| Крайний Север | Заполняется, если работник трудится в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера |
| Совместитель | Проставляется отметка, если работник - совместитель |
| Подразделение | Указывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор |
| Код по ОКЗ и Вид работы | Выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х |
| Документ-основание | Указываются наименование и реквизиты документов, на основании которых было осуществлено возобновление трудового договора |
В случае возобновления действия трудового договора отчет СЗВ-ТД должен подаваться в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или распоряжения о возобновлении действия трудового договора, заключенного с работником.