Действующий формат (с 01.01.23) Версия 1.0

Единая форма сведений ЕФС-1

Общие сведения
Частые вопросы
Как заполнить
Как проверить
Законодательство
Формат
Бланк: Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Скачать бланк
Образец: Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний
Образец заполнения

Кто должен подавать сведения

ЕФС-1 (единая форма сведений) - это новый отчет, объединивший в себе СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС, который с 2023 года сдается в Социальный Фонд России (фонд, объединивший ПФР и ФСС).

Его сдают работодатели (организации и ИП) для передачи сведений персонифицированного учета в отношении застрахованных лиц и о начисленных страховых взносах на травматизм.

Срок сдачи сведений

По общим правилам срок сдачи отчета - не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Подробнее о сроках см. здесь.

Как заполнить ЕФС-1 см. здесь.

Проверка сведений

Когда все сведения будут заполнены, необходимо выполнить их проверку, а затем отправить в контролирующие органы. Как проверить и отправить отчет см. здесь.

Частые вопросы
Каковы сроки сдачи ЕФС-1 в 2023 году?
По каким формам следует представлять сведения за периоды до 2023 года, в том числе корректирующие/отменяющие?
Нужно ли подавать ЕФС-1 отдельно по обособленному подразделению и (или) филиалу?
Как определить по какой форме (СЗВ-ТД или ЕФС-1) представлять сведения о трудовой деятельности?
Как создать подраздел 1.1 ЕФС-1 в СБИС?
Какой из действующих номеров (в ПФР или в ФСС) нужно указывать при представлении ЕФС-1?
Можно ли представлять разные разделы и подразделы ЕФС-1 разными файлами в разные даты (например, 10.02.23, 14.02.23, 27.02.23)?
В какие сроки должны представляться сведения при переводе сотрудника?
Как правильно указать статус застрахованного лица, если в отчетном периоде он изменил гражданство?
Нужно ли подавать отчет на иностранных работников, которые работают по трудовому договору?
По каким договорам ГПХ нужно заполнять подраздел 1.1?
Как сдавать ЕФС-1, если договор ГПХ был заключен в 2022 году, а прекращен в 2023 году?
Нужно ли заполнять подраздел 1.1 при заключении и расторжении договора ГПХ, если сотрудник уже работает по трудовому договору в этой организации?
Как заполнить код выполняемой функции в случае представления сведений по договорам ГПД?
Как отражать информацию в подразделе 3 по ежемесячным платежным поручениям?
Как заполнить

Титульный лист

Титульный лист является обязательным для заполнения при представлении всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.

В нем указываются следующие сведения о страхователе:

  • ИНН и КПП организации либо ИНН ИП;
  • отчетный период, за который подается отчет;
  • территориальный орган СФР, в который представляется отчет;
  • регистрационный номер страхователя (в переходный период указывается регистрационный номер в ПФР);
  • ОГРН (для организаций) либо ОГРНИП (для ИП);
  • контактный номер телефона страхователя или его представителя;
  • адрес электронной почты;
  • код основного вида деятельности страхователя в соответствии с общероссийским классификатором видов экономической деятельности по состоянию на дату сдачи отчета.

Поля с кодами статистики «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязательны только для государственных и муниципальных учреждений при предоставлении сведений в подразделе 1.3 формы ЕФС-1. Остальные организации могут эти поля не заполнять.

Подраздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняется в случае, если страхователь является правопреемником бывшего работодателя, который уже снят с учета. Например, когда необходимо представить или скорректировать сведения о трудовой деятельности работника, которые ранее были представлены бывшим работодателем. При заполнении данного подраздела указываются сведения о реорганизованном работодателе: наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП (при наличии), ОГРН (ОГРНИП), код ОКВЭД, телефон и адрес электронной почты.

Также в титульном листе указывается дата составления отчета и подписант. В отдельных полях указывается должность и ФИО подписанта (страхователя либо его уполномоченного представителя). Если подписантом является представитель страхователя, также указываются реквизиты доверенности, подтверждающей полномочия.

Раздел 1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию

Раздел 1 состоит из подразделов 1, 2 и 3 и объединяет в себе сведения, которые ранее страхователи отражали в отчетах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, СИоЗП и ДСВ-3.

Подраздел 1. Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)

Подраздел 1 состоит из подразделов 1.1, 1.2 и 1.3.

Каждый из подразделов 1.1, 1.2, 1.3 нужно подавать с обязательным представлением подраздела 1.

В подразделе 1 указываются общие сведения о застрахованном лице: ФИО, ИНН (при наличии), СНИЛС, дата рождения, код категории, гражданство.

Подраздел 1.1. Сведения о трудовой (иной) деятельности

В случае подачи отчета ЕФС-1 только в отношении сведений о трудовой деятельности в состав отчета должны включаться: титульный лист, подразделы 1 и 1.1.

Сведения заполняются на всех сотрудников, с которыми заключены или прекращены трудовые отношения, включая совместителей, декретниц, работников, находящихся в отпуске за свой счет и др. Отчет подается по тем работникам, в отношении которых произошел хотя бы один из следующих случаев:

  • прием на работу;
  • увольнение;
  • перевод на другую постоянную работу;
  • установление второй и последующей профессии или иной квалификации;
  • изменение наименования работодателя;
  • лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью;
  • приостановление действия трудового договора;
  • возобновление действия трудового договора;
  • начало работы по договору ГПХ;
  • окончание работы по договору ГПХ;
  • отмена ранее проведенных мероприятий;
  • подача заявления о сохранении бумажной трудовой книжки или выборе ЭТК.

В каких случаях подаются сведения

Нужно подаватьНе нужно подавать
Приняли на работу основного сотрудника, в т.ч. работающего дистанционно, а также совместителяЗаключили договор подряда или оказания услуг с ИП, самозанятым или другим физическим лицом
Уволили основного сотрудника, в т.ч. работавшего дистанционно, а также совместителяРасторгли ГПД с ИП, самозанятым или другим физическим лицом
Перевели работника на другую должность, перевели совместителя на основную работу и, наоборот, и т.п.Временный перевод сотрудника на другую работу
Приняли, перевели или уволили единственного учредителя – директора, который работает без трудового договораИзменили режим или график работы, например, перешли со сменной работы на пятидневку, с 0,5 ставки на целую и т.п.
Работник подал заявление о том, как вести трудовую книжку (на бумаге или электронно)Сотрудник проходил обучение на курсах по повышению квалификации
Приостановили трудовой договор работника на время военной службы в рамках мобилизацииНачало или окончание декретного отпуска сотрудника либо отпуска по уходу за ребенком
Возобновили действие трудового договора по окончании службы работникаРаботник сменил фамилию и (или) имя и (или) отчество

Если в течение месяца по сотруднику не было никаких кадровых изменений, то подавать по нему сведения не нужно. Нулевой отчет не сдается.

Далее отражаются сведения по сотрудникам, в отношении которых произошли кадровые изменения.

Если в течение отчетного месяца сотрудником было подано заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, то выбирается мероприятие «Заявление», указываются выбранный способ (на бумаге или в электронном виде), признак «Подано» и дата подачи заявления. При необходимости корректировки ранее указанной даты подачи заявления представляется отчет, в котором отражается новая дата подачи.

В случае необходимости отмены ранее представленных сведений о подаче заявлений выбирается признак «Отменено» и отражается ранее указанная дата подачи этого заявления.

Сведения о трудовой деятельности работника отражаются в блоке «Мероприятие».

Как заполнить подраздел 1.1 в конкретных ситуациях (см. здесь).

При заполнении сведений по кадровым мероприятиям указываются следующие данные:

тип кадрового мероприятия (прием, увольнение и т.д.), произошедшее в отношении сотрудника;

Поле «UUID» формируется автоматически и является уникальным идентификатором для каждого кадрового мероприятия.

В поле «Доп. сведения» указываются дополнительные сведения о кадровом мероприятии, а также период действия кадрового мероприятия.

Данное поле заполняется обязательно при выборе кадрового мероприятия «Переименование».

В поле «Должность» указывается наименование должности работника в соответствии со штатным расписанием работодателя. Если сотрудник работает на данной должности по совместительству, в соответствующем поле делается отметка.

Поле «Должность» обязательно заполняется при выборе кадровых мероприятий: «Прием» «Перевод», «Приостановление», «Возобновление» и «Установление (присвоение)».

В поле «Подразделение» указывается наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник. Данное поле заполняется, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор.

Поле «Крайний Север» заполняется только если работник, на которого составляется СЗВ-ТД, трудится в районах Крайнего Севера. В этом случае выбирается код «РКС». Если сотрудник работает в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, выбирается код «МКС».

В поле «Код по ОКЗ» выбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х, где:

  • первые 4 знака - код наименования группы занятий по ОКЗ;
  • 5 знак - контрольное число.

Например, на работу принят новый сотрудник на должность «Бухгалтер по зарплате». В поле «Код по ОКЗ» выбирается: «2411.6» и автоматически указывается вид работы «Бухгалтеры».

Все работодатели обязательно должны указывать код выполняемой функции сотрудников в соответствии с ОКЗ для таких мероприятий, как прием, увольнение, перевод, начало или окончание договора ГПХ. Для договоров ГПХ также обязательно должен быть указан код, характеризующий вид договора ГПХ, например, ДАВТ - договор авторского заказа и др.

Поле «Код причины» заполняется только при выборе типа мероприятия «Увольнение». Из классификатора, содержащегося в данном поле, выбирается код причины увольнения, и автоматически заполняются сведения о причине прекращения трудового договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона. В случае выбора кода «иное» указываются реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статья, являющиеся основанием для увольнения.

В поле «Документ-основание» указываются наименование и реквизиты документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений и иных кадровых изменений.

Блок «Отмена мероприятия» предназначен для аннулирования ранее представленного мероприятия кадрового учета любого типа.

Для отмены мероприятия указывается дата отмены и в соответствующем поле выбирается отменяемое кадровое мероприятие и указывается дата его проведения.

Если при проведении исходного мероприятия работник являлся совместителем, то в соответствующем поле делается отметка.

Прием на работу

При приеме на работу указываются данные о кадровых мероприятиях только с момента приема на работу. Сведения о стаже у предыдущего работодателя не заполняются.

При выборе мероприятия «Прием на работу» заполняются следующие сведения:

Наименование сведенийКак заполнить
ДатаУказывается дата приема
UUIDУникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически
Доп. сведенияУказываются дополнительные сведения о приеме. Не обязательно заполнять
ДолжностьУказывается наименование должности
Крайний СеверЗаполняется в случае приема на работу в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
СовместительСтавится отметка, если работника принимают на работу по совместительству
ПодразделениеУказывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор
Код по ОКЗ и Вид работыВыбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х
Документ-основаниеУказываются наименование и реквизиты документов, на основании которых был осуществлен прием сотрудника

При приеме на работу отчет должен подаваться в срок не позднее одного рабочего дня, который следует за днем издания приказа или другого документа об оформлении трудовых отношений.

Перевод

Заполняется, когда перевели сотрудника на другую постоянную работу. Например, на другую должность или в другое подразделение.

При выборе типа кадрового мероприятия «Перевод» заполняются следующие сведения:

Наименование сведенийКак заполнить
ДатаУказывается дата перевода
UUIDУникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически
Доп. сведенияУказываются дополнительные сведения о переводе. Не обязательно заполнять
ДолжностьУказывается наименование должности
Крайний СеверЗаполняется в случае перевода на работу в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
СовместительСтавится отметка, если работник является совместителем
ПодразделениеУказывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор
Код по ОКЗ и Вид работыВыбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х
Документ-основаниеУказываются наименование и реквизиты документов, на основании которых был осуществлен перевод сотрудника

При переводе отчет нужно сдать не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.

Переименование

Когда переименовали организацию, подраздел 1.1 заполняется на всех сотрудников.

При выборе типа кадрового мероприятия «Переименование» заполняются следующие сведения:

Наименование сведенийКак заполнить
ДатаУказывается дата переименования
UUIDУникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически
Доп. сведенияОбязательно указываются сведения о переименовании: старое и новое название
ДолжностьНе заполняется
Крайний СеверНе заполняется
СовместительНе заполняется
ПодразделениеНе заполняется
Код по ОКЗ и Вид работыНе заполняется
Документ-основаниеУказываются наименование и реквизиты документов, на основании которых было осуществлено переименование

Подраздел 1.1 заполняется в аналогичном порядке в случае переименования должности сотрудника без изменения трудовой функции.

Сдать отчет нужно не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором переименовали организацию.

Установление (присвоение)

Данное кадровое мероприятие применяется в случаях установления работникам второй и последующих профессий или специальностей, а также присвоения новой квалификации.

При выборе мероприятия «Установление (присвоение)» заполняются следующие сведения:

Наименование сведенийКак заполнить
ДатаУказывается дата проведения мероприятия
UUIDУникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически
Доп. сведенияУказываются дополнительные сведения об установлении (присвоении)
ДолжностьУказывается новая профессия или специальность, квалификация
Крайний СеверНе заполняется
СовместительНе заполняется
ПодразделениеНе заполняется
Код по ОКЗ и Вид работыНе заполняется
Документ-основаниеУказываются наименование и реквизиты документов, на основании которых было осуществлено установление (присвоение)

При установлении (присвоении) работнику нового разряда, специальности или иной квалификации отчет нужно сдать не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.

Увольнение

Заполняется при увольнении сотрудников независимо от причины.

При выборе мероприятия «Увольнение» заполняются следующие сведения:

Наименование сведенийКак заполнить
ДатаУказывается дата увольнения
UUIDУникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически
Доп. сведенияНе заполняется
ДолжностьНе заполняется
Крайний СеверНе заполняется
СовместительПроставляется отметка, если работник - совместитель
ПодразделениеНе заполняется
Код по ОКЗ и Вид работыВыбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х
Код причиныВыбирается код причины увольнения, и автоматически заполняются сведения о причине прекращения трудового договора в соответствии с положениями ТК РФ или иного федерального закона. В случае выбора кода «иное» указываются реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статья, являющиеся основанием для увольнения.
Документ-основаниеУказываются наименование и реквизиты документов, на основании которых было осуществлено увольнение сотрудника

При увольнении отчет должен подаваться в срок не позднее одного рабочего дня, который следует за днем издания приказа или другого документа о прекращении трудовых отношений.

Запрет занимать должность (вид деятельности)

Данное кадровое мероприятие применяется в случаях лишения работника права занимать определенные должности либо заниматься определенными видами деятельности.

При выборе мероприятия «Запрет занимать должность (вид деятельности)» заполняются следующие сведения:

Наименование сведенийКак заполнить
ДатаУказывается дата принятия решения о запрете
UUIDУникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически
Доп. сведенияУказываются дополнительные сведения о запрете, период действия запрета или дата, до которой действует запрет
ДолжностьУказывается сведения по должности (виду деятельности), в отношении которых действует запрет
Крайний СеверНе заполняется
СовместительНе заполняется
ПодразделениеНе заполняется
Код по ОКЗ и Вид работыНе заполняется
Документ-основаниеУказываются наименование и реквизиты документов, на основании которых был осуществлен запрет

При запрете занимать должность отчет нужно сдать не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.

Приостановление

Заполняется при приостановлении трудового договора работника, в том числе в случае призыва его на военную службу по мобилизации или заключения им контракта на прохождение военной службы.

При выборе мероприятия «Приостановление» заполняются следующие сведения:

Наименование сведенийКак заполнить
ДатаУказывается дата приостановления трудового договора
UUIDУникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически
Доп. сведенияУказываются дополнительные сведения о приостановлении. Не обязательно заполнять
ДолжностьУказывается наименование должности
Крайний СеверЗаполняется, если работник трудится в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
СовместительПроставляется отметка, если работник - совместитель
ПодразделениеУказывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор
Код по ОКЗ и Вид работыВыбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х
Документ-основаниеУказываются наименование и реквизиты документов, на основании которых было осуществлено приостановление трудового договора

В случае приостановления действия трудового договора отчет должен подаваться в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или распоряжения о приостановлении действия трудового договора, заключенного с мобилизованным работником.

Возобновление

Заполняется в случае возобновления трудового договора, в том числе в случае получения заявления о выходе на работу от сотрудника, ранее призвавшегося на военную службу по мобилизации или заключившего контракт на прохождение военной службы.

При выборе мероприятия «Возобновление» заполняются следующие сведения:

Наименование сведенийКак заполнить
ДатаУказывается дата возобновления трудового договора
UUIDУникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически
Доп. сведенияУказываются дополнительные сведения о возобновлении. Не обязательно заполнять
ДолжностьУказывается наименование должности
Крайний СеверЗаполняется, если работник трудится в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
СовместительПроставляется отметка, если работник - совместитель
ПодразделениеУказывается, если условие о работе в конкретном подразделении включено в трудовой договор
Код по ОКЗ и Вид работыВыбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х
Документ-основаниеУказываются наименование и реквизиты документов, на основании которых было осуществлено возобновление трудового договора

В случае возобновления действия трудового договора отчет должен подаваться в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или распоряжения о возобновлении действия трудового договора, заключенного с работником.

Начало договора ГПХ

Заполняется при заключении с застрахованным лицом договора гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг), договора авторского заказа, договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, лицензионного договора о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства и т.п.

При выборе мероприятия «Начало договора ГПХ» заполняются следующие сведения:

Наименование сведенийКак заполнить
ДатаУказывается дата начала периода работы по договору ГПХ
UUIDУникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически
Доп. сведенияУказываются дополнительные сведения о договоре ГПХ. Не обязательно заполнять
ДолжностьНе заполняется
Крайний СеверЗаполняется, если работник трудится в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
СовместительПроставляется отметка, если работник - совместитель
ПодразделениеНе заполняется
Код по ОКЗВыбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х
Вид работыНе заполняется
Вид договораВыбирается код вида договора ГПХ
Документ-основаниеУказываются наименование, дата заключения и реквизиты договора ГПХ

В случае начала работ по договору ГПХ отчет должен подаваться в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем его заключения с исполнителем.

Окончание договора ГПХ

Заполняется в случае прекращения работ по ранее заключенному с застрахованным лицом договора ГПХ.

При выборе мероприятия «Окончание договора ГПХ» заполняются следующие сведения:

Наименование сведенийКак заполнить
ДатаУказывается дата окончания периода работы по договору ГПХ
UUIDУникальный идентификатор мероприятия присваивается автоматически
Доп. сведенияУказываются дополнительные сведения о договоре ГПХ. Не обязательно заполнять
ДолжностьНе заполняется
Крайний СеверЗаполняется, если работник трудится в условиях Крайнего Севера или в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера
СовместительПроставляется отметка, если работник - совместитель
ПодразделениеНе указывается
Код по ОКЗВыбирается код в соответствии с классификатором занятий (ОКЗ). Данный код должен иметь следующий вид: ХХХХ.Х
Вид работыНе заполняется
Вид договораВыбирается код вида договора ГПХ
Документ-основаниеУказываются наименование, дата прекращения и реквизиты договора ГПХ

В случае окончания периода работы по договору ГПХ отчет должен подаваться в срок не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения.

Подраздел 1.2. Сведения о страховом стаже

При подаче отчета ЕФС-1 только в отношении сведений о страховом стаже в состав отчета должны включаться: титульный лист, подразделы 1, 1.2 и 2.

Заполнение сведений начинают с выбора типа представляемой формы.

Тип «Исходная» заполняется при подаче первичных сведений за отчетный период по застрахованному лицу.

Тип сведений «Назначение пенсии» представляется на застрахованных лиц, которым для установления пенсии, в том числе накопительной пенсии, срочной пенсионной выплаты или единовременной выплаты средств пенсионных накоплений, необходимо учесть период работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

При наступлении срока представления сведений в отношении застрахованного лица, на которого была представлена форма с типом сведений «Назначение пенсии», должна быть представлена форма с типом сведений «Исходная».

Форма с типом «Назначение пенсии» не может быть представлена за период, данные по которому уже учтены на индивидуальном лицевом счете на основании формы с типом «Исходная» или «Корректирующая».

Форма с типом «Корректирующая» заполняется с целью корректировки сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица на основании ранее представленных страхователем данных.

На основании формы с типом «Отменяющая» данные, учтенные на ИЛС за отчетный период, который корректируется, будут отменены.

В поле «Корректируемый (отменяемый) период» указывается год, за который корректируются или отменяются сведения.

Для формирования сведений необходимо выбрать сотрудника по кнопке «+». Работника выбирают из списка, а в случае его отсутствия добавляют по кнопке «+», заполнив при этом все его персональные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, дата рождения, паспортные данные и др.).

Далее по кнопке «Период работы» указываются периоды работы застрахованного лица. Причем эти периоды не должны выходить за рамки отчетного периода. В отдельных полях также указываются периоды, когда сотрудник не только работал, но и находился в отпуске, болел и т.д. Для этого в поле «Больничный/дети/отпуск» выбирается код соответствующего периода.

При отражении нескольких периодов работы по конкретному сотруднику, каждый из периодов указывается отдельно, в т.ч. и в случае если сотрудник в течение года увольнялся и снова был принят на работу.

Для формы с типом «Назначение пенсии» периоды работы сотрудника указываются по дату, предшествующую дате предполагаемого выхода на пенсию.

Период работы застрахованного лица в рамках гражданско-правового договора заполняется с отражением в поле «Больничный/дети/отпуск» одного из следующих кодов:

  • «ДОГОВОР» - если оплата по договору была в отчетном периоде,
  • «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» - если оплата не производилась.

Если в поле «Больничный/дети/отпуск» нужно указать одновременно более одного кода, один из которых обозначает замещение государственных или муниципальных должностей, то такие сведения указывают двумя строками. При этом всегда в первой строке указывают периоды с кодами: «ЗГДС», «ЗГД», «ЗГГС», «ЗМС», «ЗМД». Во второй строке отражается период с другим кодом дополнительных сведений, который должен находиться внутри периода или быть равным периоду, указанному в первой строке.

В поле «Территориальные условия» указывается код территориальных условий, в которых трудится работник. Данное поле заполняется только если территориальные условия работы сотрудников отличаются от нормальных.

Если сотрудник работает в течение полного рабочего дня в режиме неполной рабочей недели, то период работы отражается по фактически отработанному рабочему времени (поле «Выработка в месяцах (часах)»); если в режиме неполного рабочего дня, то, соответственно, отражается объем работ (поле «Ставка») в данный период.

Поле «Особые условия труда» заполняется в отношении застрахованных лиц, работающих на условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии.

Данное поле заполняется только в случае, если за период работы в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии, уплачены страховые взносы по дополнительному тарифу или взносы в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения.

Если работник был занят на работах с вредными или тяжелыми условиями труда, то дополнительно указывается код профессии работника в поле «Код позиции списка».

Поля «Особые условия труда», «Досрочное назначение пенсии» не заполняются, если:

  • особые условия труда не подтверждены документально;
  • занятость работника в особых условиях не соответствует требованиям действующих нормативных документов;
  • уплата страховых взносов по доптарифу или взносов в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения отсутствует.

В поле «Страховой стаж» выбирается основание для исчисления страхового стажа, а в соответствующих полях указывается фактически отработанное время - количество календарных месяцев и дней (для водолазов - время пребывания под водой в часах и минутах).

В поле «Индивидуальный номер» указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой специальной оценки условий труда.

Подраздел 1.3. Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений

Подраздел заполняют страхователи - государственные (муниципальные) учреждения, осуществляющие определенные виды деятельности: образование, наука, здравоохранение, культура, искусство, кинематография, социальные услуги. В нем указываются сведения, необходимые для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы.

Подраздел заполняется на всех работников, кроме тех, которые работают исключительно по договорам ГПХ.

В случае подачи отчета ЕФС-1 только в отношении сведений о заработной плате в состав отчета должны включаться: титульный лист, подразделы 1 и 1.3.

Заполнение начинают с добавления застрахованного лица, в отношении которого выбирается тип формы сведений: исходная, корректирующая или отменяющая.

Тип «Исходная» указывается при подаче первичных сведений за отчетный период по работнику.

Форма с типом «Корректирующая» заполняется с целью корректировки сведений, учтенных на ИЛС застрахованного лица на основании ранее представленных страхователем данных с типом «Исходная».

Для отмены данных, учтенных на ИЛС работника, подается форма с типом «Отменяющая».

В одной форме ЕФС-1 не могут быть представлены данные с разным типом сведений (например, «Исходная» и «Корректирующая») за один и тот же отчетный период на одно и то же застрахованное лицо.

В поле «Корректируемый (отменяемый) период» указывается месяц и год, за который корректируются или отменяются сведения. Данное поле заполняется только в сведениях с типами «Корректирующая» или «Отменяющая». При этом год корректируемого периода не может быть меньше 2023.

В поле «Код типа организации» из классификатора выбирается тип отчитывающегося учреждения (например, цирк - код 1.06 и т.д.).

Поле «OID организации» заполняется только медицинскими организациями и в нем указывается OID организации (уникальный идентификатор) в соответствии с номером в федеральном регистре медицинских организаций (ФРМО).

Поле «ТОСП» заполняется, если отчитывающаяся организация является территориально обособленным структурным подразделением. В поле указывается цифровой код, состоящий из 14 цифр.

Далее заполняются сведения о занятости и выплатах сотрудника.

В поле «Период работы в отчетном месяце» указываются даты начала и окончания периода работы в отчетном месяце.

В подразделе «Сведения о структурном подразделении» указывается полное наименование структурного подразделения, в котором непосредственно работает сотрудник по должности (гр. 4). «OID» заполняется только медицинскими организациями в точном соответствии с номером в федеральном регистре медицинских организаций (ФРМО). Иные организации OID не заполняют.

В подразделе «Звание, должность и категория застрахованного лица» указываются:

  • код должности в соответствии с классификатором (гр. 5). В случае отсутствия наименования должности по штатному расписанию в классификаторе указывается наиболее подходящее обобщенное наименование должности;
  • код категории персонала, к которой относится должность (профессия) (гр. 6). Для должностей, по которым присвоено два или более кодов категории (например, в соответствии с формой № ЗП-здрав преподавателям присваивается два кода - «281» («педагогические работники») и «282» («из них преподаватели»), указывается код, соответствующий максимальному уровню разукрупнения (неагрегирующий) (в вышеуказанном примере - «282»);
  • ученая степень и (или) звание; почетное звание работника (указываются при наличии) (гр. 7).

В подразделе «Сведения о договоре» указывается информация о договоре, заключенном с работником:

  • вид договора: основная работа, внутреннее или внешнее совместительство (гр. 10). Если в течение месяца вид заключенного с работником договора или его существенные условия труда изменились, сведения о начисленных выплатах заполняются в отношении каждого варианта договора с указанием в поле «Период работы в отчетном месяце» соответствующего периода работы;
  • срок: договор, заключенный на неопределенный срок или срочный договор (гр. 11).

В подразделе «Сведения о квалификации» указываются код профессиональной квалификационной группы, к которой относится должность (профессия) (гр. 12), и соответствующий ей квалификационный уровень в соответствии со справочником (гр. 13). Также отражаются класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности на рабочем месте, установленный по итогам проведения СОУТ (гр. 14), и код квалификационной категории по специальности (должности), присвоенной (установленной) работнику по итогам аттестации (гр. 15).

В поле «Число занятых» (гр. 16) подраздела «Сведения о заработке и выплатах» указывается число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора по должности (профессии), код которой отражен в поле «Код должности» (гр. 5).

В случае работы на условиях полной занятости (на полную ставку), в том числе при сокращенной продолжительности рабочего времени, в данном поле указывается значение 1,000 (максимально допустимое значение). При работе по основному месту работы и совместительству данные заполняются отдельно по каждому трудовому договору.

При работе на условиях неполного рабочего времени (неполной занятости) указывается соответствующая доля занятости (доля ставки): 0,750; 0,500; 0,250; 0,125 и т.п.

Если в течение месяца число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора, изменялось, сведения о начисленных выплатах заполняются отдельно в отношении каждого значения числа штатных единиц с указанием в поле «Период работы в отчетном месяце» соответствующего периода работы.

В поле «Система оплаты труда» (гр. 17) выбирается один из кодов, соответствующий системе оплаты труда работника по трудовому договору: сдельная - «1», повременная (работнику установлен оклад, должностной оклад, месячная ставка) - «2», повременная (работнику установлена часовая ставка) - «3», иная - «4».

Далее в зависимости от системы оплаты труда указывается нормативный размер выплаты (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки).

В случае если система оплаты труда сдельная и работнику установлено несколько сдельных расценок за единицу выработки, сведения о начисленных выплатах заполняются для каждой сдельной расценки отдельно.

В полях «Рабочие часы по норме» (гр. 19) и «По факту» (гр. 20) указываются норма рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце в соответствии с установленным режимом рабочего времени и количество фактически отработанных рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце.

В подразделе «Сведения о заработке и выплатах» отражаются условия занятости работников медицинских организаций: код вида специальных (отраслевых) условий занятости (гр. 8) и его значение (гр. 9).

В подразделе «Количество специальных часов» указываются:

  • код специальных часов работы, например, КЧНВ - за работу в ночное время и др. (гр. 21);
  • количество часов, соответствующих коду, указанному в графе 21 (гр. 22).

В подразделе «Сведения о заработной плате» отражаются:

  • код выплаты в соответствии с классификатором выплат (гр. 23);
  • сумма выплат, соответствующих коду, указанному в графе 23 (гр. 24). В данном поле указываются фактические размеры выплат, начисленных работнику, как в отчетном месяце, так и за предыдущие периоды. Не допускается указание отрицательных значений, которые образовались в результате не отражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы заработной платы. Отражение нулевой суммы допускается в том случае, когда есть действующий трудовой договор, но в отчетном месяце выплат не было (например, работник находился в неоплачиваемом отпуске).

Подраздел 2. Основание на досрочное назначение пенсии

Подраздел 2 представляется одновременно с подразделом 1.2 подраздела 1, содержащим сведения о застрахованных лицах, занятых на соответствующих видах работ (тяжелые и вредные работы).

Заполнение подраздела начинается с выбора типа сведений:

  • исходная - применяется при подаче первичных сведений за отчетный период по застрахованному лицу;
  • корректирующая - представляется при необходимости корректировки первичных данных подраздела;
  • отменяющая - представляется при необходимости отмены данных подраздела 2 с типом «Исходная».

При заполнении корректирующей или отменяющей формы в поле «Корректируемый (отменяемый) период» указывается год, за который корректируются или отменяются сведения.

Далее указываются следующие данные о должностях, подлежащих досрочному назначению пенсии:

  • наименования структурных подразделений за отчетный год в соответствии со штатным расписанием, где работали сотрудники с правом на досрочную пенсию;
  • по каждому подразделению все наименования профессий (должностей) за отчетный год по штатному расписанию;
  • описание работы и условий труда в соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником;
  • наименование первичных документов, подтверждающих занятость в особых условиях труда;
  • код особых условий труда/выслуги лет. Данные коды указываются только в случае, если за период работы в особых условиях платили страховые взносы по дополнительному тарифу. Также в этом поле отражаются коды позиции списков 1 и 2, «малого» списка;
  • максимальное количество рабочих мест в структурном подразделении по конкретной профессии (должности) за отчетный год по штатному расписанию;
  • количество сотрудников, которые работали в отчетном году и по которым имеются сведения о стаже в подразделе 1.2;
  • количество фактически работающих в особых условиях труда застрахованных лиц.

Также в данном подразделе отражаются:

  • общее количество рабочих мест в особых условиях труда по штату в течение отчетного периода. Оно должно быть равно сумме рабочих мест по всем должностям (графа 4);
  • общее количество сотрудников, фактически работающих в особых условиях труда в отчетном периоде. Оно должно соответствовать количеству, отраженному в графе 5.

Подраздел 3. Дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию

В полях «Платежное поручение №» и «Дата исполнения» указываются номер, дата и дата исполнения платежного поручения на перечисление дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию и взносов работодателя за застрахованных лиц.

Далее отражаются сведения о застрахованных лицах, за которых были перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя: ФИО и СНИЛС застрахованного лица, сумма перечисленных дополнительных страховых взносов и уплаченных за застрахованное лицо.

Сведения заполняются отдельно в отношении сумм дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию и в отношении сумм взносов работодателя. Для этого предназначены отдельные вкладки «Доп. СВ работника» и «Взносы работодателя».

Также в данном подразделе отражается общая сумма перечисленных по платежному поручению средств.

Раздел 2. Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве

При подаче отчета ЕФС-1 только в отношении сведений о взносах на травматизм в состав отчета обязательно должны включаться: титульный лист, подразделы 2.1 и 2.3. Остальные подразделы раздела 2 включаются в отчет при наличии сведений в них.

В разделе 2 указываются следующие данные:

  • среднесписочная численность работников;
  • численность лиц, застрахованных по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
  • численность работающих инвалидов и работников, занятых во вредных производствах.

Все показатели численности указываются на отчетную дату, т.е. на последнее число отчетного периода, за который сдается расчет.

Поле «Номер корректировки» заполняется так: если расчет первичный, то указывается «000», если корректирующий расчет, то указывается номер корректировки «001», «002» и т.д.

Поле «Прекращение деятельности» заполняется только в случае прекращения деятельности организации в связи с ликвидацией либо прекращением деятельности в качестве ИП.

Подраздел 2.1. Расчет сумм страховых взносов

В подразделе отражается облагаемая база и сумма исчисленных страховых взносов на случай травматизма.

Показатели в таблице отражаются следующим образом:

  • в графе 3 – нарастающим итогом с начала расчетного периода;
  • в графе 4 – на начало отчетного периода;
  • в графах 5-7 – за последние три месяца отчетного периода.

В строке 1 указывается общая сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц.

В строке 2 указываются выплаты, которые не облагаются страховыми взносами (если таковые имеются).

В строке 3 отражается база для исчисления страховых взносов, которая определяется так:

стр. 3 = стр. 1 – стр. 2

В строке 4 указываются выплаты, произведенные в пользу инвалидов.

В строке 5 указывается размер тарифа, который установлен для организации или ее обособленного подразделения.

Строка 5 заполняется на основании уведомления о размере страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которое выдается страхователю отделением ФСС России.

Если организация имеет право на скидку к страховому тарифу, то она отражается в строке 6. Процент скидки к страховому тарифу устанавливается территориальным органом СФР на текущий календарный год и зависит от состояния охраны труда (включая результаты специальной оценки условий труда, а также обязательных медосмотров) и расходов на обеспечение по страхованию.

Если же организация использует надбавку к тарифу взносов, то строке 7 указывается процент надбавки, который устанавливается территориальным органом СФР на текущий календарный год.

Максимальный размер скидки (надбавки) не может превышать 40% утвержденного страхового тарифа.

В строке 8 отражается итоговый тариф страховых взносов с учетом скидки или надбавки, рассчитанный по следующим формулам:

  • если плательщику страховых взносов не установлены скидки (надбавки) к страховому тарифу:

стр. 8 = стр. 5

  • если плательщику страховых взносов установлена скидка к страховому тарифу:

стр. 8 = стр. 5 – стр. 5 * стр. 6 / 100

  • если плательщику страховых взносов установлена надбавка к страховому тарифу:

стр. 8 = стр. 5 + стр. 5 * стр. 7 / 100

Страхователи, у которых структурные подразделения выделены в самостоятельные классификационные единицы (СКЕ), строки 5-8 не заполняют.

По строке 9 отражаются суммы исчисленных страховых взносов.

Показатели графы 3 должны быть равны сумме значений по графам 4, 5, 6 и 7.

Подраздел 2.1.1. Расчет страховых взносов для организаций с выделенными СКЕ

Данный подраздел предназначен для страхователей, у которых структурные подразделения выделены в СКЕ. Он заполняется в целом по страхователю и по каждому его подразделению, являющемуся самостоятельной классификационной единицей.

В поле «Основной ВЭД»/ «Наименование ВЭД» указывается наименование основного вида экономической деятельности страхователя и его выделенных СКЕ.

В поле «ОКВЭД» указывается код ОКВЭД страхователя, а также его СКЕ.

В поле «Подразделение» указывается наименование структурного подразделения - самостоятельной классификационной единицы (СКЕ) либо наименование страхователя.

По строке 5 отражается размер страхового тарифа, который устанавливается в зависимости от класса профессионального риска, к которому относится страхователь и его СКЕ.

Строки 6-8 заполняются только по основному виду деятельности страхователя.

По строкам 6-7 указывается процент скидки или надбавки к страховому тарифу, который устанавливается территориальным органом СФР на текущий календарный год.

В строке 8 отражается итоговый тариф страховых взносов с учетом скидки или надбавки.

В подразделе «База для исчисления страховых взносов» отражается база, исчисленная как разница между суммой выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц, и суммой, не подлежащей обложению страховыми взносами. Все сведения указываются как в целом по страхователю, так и отдельно по каждому его подразделению.

По строке 9 отражается база, исчисленная нарастающим итогом с начала расчетного периода. База, рассчитанная в целом по страхователю с учетом данных по СКЕ, должна быть равна показателю по графе 3 строки 3 подраздела 2.1.

По строке 10 указывается сумма выплат в пользу работающих инвалидов, исчисленная нарастающим итогом. Показатель по строке 10, рассчитанный в целом по страхователю с учетом данных по СКЕ, должен быть равен сумме выплат, указанной по графе 3 строки 4 подраздела 2.1.

По строкам 11-12 указывается база для расчета страховых взносов, исчисленная нарастающим итогом на начало отчетного периода, т.е. на начало 1 квартала, полугодия, 9 месяцев и год. При этом в строке 11 отражается база по всем работникам, а в строке 12 - по работающим инвалидам. Всего суммы по строкам 11-12 должны быть равны соответственно суммам по графе 4 строк 3-4 подраздела 2.1.

В строках 13, 15 и 17 отражается база для исчисления страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода. При этом итоговые показатели, рассчитанные в целом по страхователю с учетом данных по СКЕ, должны соответствовать данным подраздела 2.1:

стр. 13 = гр. 5 стр. 3 подр. 2.1
стр. 15 = гр. 6 стр. 3 подр. 2.1
стр. 17 = гр. 7 стр. 3 подр. 2.1

В строках 14, 16 и 18 отражается база для исчисления страховых взносов с выплат в пользу работающих инвалидов за последние 3 месяца отчетного периода. При этом итоговые показатели, рассчитанные в целом по страхователю с учетом данных по СКЕ, должны соответствовать данным подраздела 2.1:

стр. 14 = гр. 5 стр. 4 подр. 2.1
стр. 16 = гр. 6 стр. 4 подр. 2.1
стр. 18 = гр. 7 стр. 4 подр. 2.1

В подразделе «Исчислено страховых взносов» отражается сумма страховых взносов, рассчитанная нарастающим итогом. Все сведения указываются как в целом по страхователю, так и отдельно по каждому его подразделению.

В строке 19 отражается сумма страховых взносов, исчисленная нарастающим итогом за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев текущего периода и год. Показатель по строке 19, рассчитанный в целом по страхователю с учетом данных по СКЕ, должен быть равен показателю по графе 3 строки 9 подраздела 2.1.

По строке 20 указывается сумма страховых взносов, исчисленная нарастающим итогом на начало отчетного периода за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев текущего периода и год. Всего сумма по строке 20 должна быть равна сумме по графе 4 строки 9 подраздела 2.1.

В строке 21 отражается сумма исчисленных страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода, рассчитанная по формуле:

стр. 21 = стр. 22 + стр. 23 + стр. 24

В строках 22, 23 и 24 отражается сумма исчисленных страховых взносов за последние 3 месяца отчетного периода. При этом итоговые показатели, рассчитанные в целом по страхователю с учетом данных по СКЕ, должны соответствовать данным подраздела 2.1:

стр. 22 = гр. 5 стр. 9 подр. 2.1
стр. 23 = гр. 6 стр. 9 подр. 2.1
стр. 24 = гр. 7 стр. 9 подр. 2.1

Подраздел 2.2. Сведения для расчета взносов по работникам, временно переданным другим работодателям

Подраздел заполняют те страхователи, которые временно передают своих сотрудников для работы в другие организации или к ИП по договорам о предоставлении персонала.

В подразделе «Принимающая организация» указываются следующие сведения:

  • регистрационный номер в территориальном органе ФСС, ИНН, КПП и ОКВЭД принимающей стороны: организации или ИП;
  • в строке 6 - общее количество сотрудников, временно направленных по договору для работы в другие организации или к ИП;
  • в строке 7 - общее количество временно направленных на работу к другим работодателям сотрудников-инвалидов;
  • в строках 16-19 - размер страхового тарифа принимающей стороны, скидки или надбавки к тарифу, а также страховой тариф с учетом установленной скидки или надбавки.

В подразделе «База для начисления СВ» отражаются:

  • в строках 8-9 - выплаты в пользу временно направленных на работу сотрудников (в т.ч. инвалидов), исчисленные нарастающим итогом за отчетный или расчетный период (квартал, полугодие, 9 месяцев или год);
  • в строках 10, 12 и 14 - выплаты за последние 3 месяца отчетного периода в пользу работников, временно направленных по договору;
  • в строках 11, 13 и 15 - выплаты за последние 3 месяца отчетного периода в пользу работающих инвалидов, временно направленных по договору.

Подраздел 2.3. Результаты проведенной спецоценки условий труда и медосмотров

Подраздел предназначен для отражения сведений о результатах проведенной специальной оценки труда и обязательных медосмотров работников.

В подразделе «Проведение медосмотров работников» указываются:

  • общее число работников, подлежащих обязательным предварительным и периодическим медицинским осмотрам;
  • число работников, прошедших обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.

В подразделе «Проведение спецоценки условий труда» отражаются:

  • по строке 3 - данные об общем количестве рабочих мест работодателя, подлежащих специальной оценке условий труда;
  • по строкам 4-11 - данные о количестве рабочих мест, в отношении которых проведена спецоценка условий труда, в т.ч. отнесенных к классам (подклассам) условий труда, содержащиеся в отчете о проведении специальной оценки условий труда.

Сведения в таблице отражаются по состоянию на начало года.

Как проверить
1. Этап: Проверка взаимосвязей внутри формы
3. Этап: Сверка с данными предыдущих отчетных периодов
Законодательство
Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п
Постановление Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 246п
Формат
Открыть мой документ